Agenda fragmentada

Se você está em vendas e precisa lidar com muitas frentes abertas, seguramente sua agenda está toda fragmentada.

Muitas coisas diferentes para fazer no mesmo dia e muitas delas dependendo de respostas e avanços dos outros.

Você lida com pessoas, contextos e situações. A intersecção de interesses é o lugar onde os negócios podem ocorrer. Muito do que se trata nessa fase são micro comprometimentos que vão amalgamando a confiança e aumentando a aproximação nesse contexto de negócios.

Quais são esses micro comprometimentos: uma proposta a enviar, um retorno por e-mail, visitas, telefonemas, respostas técnicas, amostras, follows etc. Tudo isso começa a popular sua agenda, fragmentar seu tempo e te deixar girando 50 pratos ao mesmo tempo.

Ótimo. É assim mesmo.

Então agora vamos adotar alguns procedimentos para você atravessar essa jornada e sair inteiro com muitos novos clientes e negócios.

1. Retornos imediatos

Se você puder resolver na hora uma pendência faça-o. Entrou um e-mail com algum requerimento? Responda na hora, salvo se você está cuidando de outra pendência. Alguém ligou no seu celular pedindo uma agendamento? Faça-o na hora. Pediu proposta? Monte-a na hora e deixe as lacunas que não dependem de você. Depois vá buscar as respostas que faltam e entregue a proposta.

E assim por diante. Imprima um ritmo de urgência nos retornos para prospects e leads. É tudo para ontem. Agindo assim, você acelera o processo e ganha uma enorme dianteira em relação aos seus concorrentes que têm “processos” até para falar “oi”.

Não é porque você é rápido que não tem processos. Apenas seus processos são mais ágeis e você imprime um ritmo “violento” nas suas coisas.

2. Tempos exíguos para fazer as coisas.

Aloque quantidades minúsculas de tempo para realizar suas tarefas.

Exemplos:

  • Proposta comercial: 15 minutos
  • Limpar caixa de e-mails: 20 minutos (sem deixar nenhuma pendência)
  • Reunião presencial: 30 minutos
  • Fazer 50 ligações: 60 minutos

Ok, exagerei nesse último. Vamos corrigir para 90 minutos. Em uma hora e meia você faz 50 ligações (uma ligação conta quando você fala com um ser humano do outro lado da linha. Telefone ocupado, URA e telefone que não atende, não contam).

Conheça a Lei de Parkinson (nada a ver com a doença). Parkinson ensina a fazer muito mais com menos. Use a escassez de tempo e a urgência para lidar com sua agenda.

O que acontecerá com isso tudo.

Você será muito mas muito mais objetivo com suas coisas. Você resolverá mais rapidamente as situações e deixará menos pendências. Você deixa a neurose da perfeição de lado e começará a realizar tarefas em profusão.

E finalmente você ampliará tremendamente seu raio de ação e terá muito mais opções de negócios e consequentemente bons negócios fechados.

Duas regras a aplicar no tratamento da sua agenda fragmentada:

1. Tolerância zero com debatedores, haters e críticos vazios. Expurgue imediatamente. Catapulte para o quinto dos infernos todos que não agregam, inclusive vampiros emocionais.

2. Quando alcançar seu objetivo financeiro, do mês ou do trimestre, comece tirando o pé e se dê um tempo. A fricção do dia a dia, corrói algumas peças e você precisa de restauração. Uma semaninha boa, desplugado de tudo resolve bem.

Meu dia hoje:

40 minutos para escrever e enviar esse artigo para você

30 minutos para fazer um tópico de um webinar de vendas

30 minutos para escrever o briefing de uma proposta que deve sair hoje

20 minutos no trânsito – matando alguns e-mails e calls

30 minutos em uma reunião externa com um lead importante e quente.

20 minutos de trânsito – matando alguns e-mails e calls

60 minutos pausa (almoço) e ficar vendo merda no youtube para espairecer

30 minutos trânsito – matando alguns e-mails e calls

40 minutos em reunião externa com outro lead importante e quase fechado.

30 minutos de trânsito – matando alguns e-mails e calls

60 minutos de preparação de campanha dos serviços terceirizados de prospecção, para Abril

40 minutos de academia (faço de conta que estou treinando, mas pelo menos vou)

60 minutos de descanso (mais merda no youtube e alguma comida)

30 minutos preparando outra proposta para finalizar até quinta

30 minutos para finalizar um relatório de consultoria

Nada inspiradora, eu sei. Preciso melhorar, principalmente encurtar esses prazos e fragmentar mais. (E tirar o youtube.)

Quando você pára e dá uma olhada no bojo da coisa, tem uns 6 novos contratos sendo assinados e uma graninha boa e livre aparecendo no horizonte.

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Stavros Frangoulidis
 

Stavros é o fundador da PaP Solutions, professor da cadeira de "Prospecção de Clientes" da ABEMD e um dos idealizadores do The Client Door. Seu foco está no conhecimento prático - trazendo o par tecnologia+marketing a serviço de uma excelente gestão de vendas com foco em captação e fidelização de clientes.

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