Reunião presencial ou videoconferência?
Falo aqui de formato.
Mas antes temos que escolher os critérios para sentar com alguém.
Uma reunião presencial é um marco importantíssimo entre duas pessoas. Expectativas serão descortinadas e a visão de um acordo quanto aos próximos passos construído.
Refiro-me às reuniões comerciais. Refiro-me àquelas situações que duas pessoas sentam ao redor de uma mesa pois enxergam uma oportunidade de negócios.
Alguém vai vender e alguém vai comprar.
É um evento que pode mudar o rumo para ambos e de toda forma é a interação mais intensa nos negócios. A reunião presencial é um marco. Uma tentativa de avanço para um acordo.
Quando alguém toma a iniciativa e pede uma reunião presencial à outra é sinal inequívoco de interesse em obter um resultado com a colaboração dessa pessoa.
Bem, nem toda reunião precisa ser presencial.
Semana passada tive duas reuniões presenciais transformadas em videoconferência, cujo resultado foi idêntico.
Toda vez que você puder evitar o deslocamento físico, sem prejudicar a qualidade do seu meeting, faça-o.
Se a reunião é de apresentação inicial, exposição de fatos e dados, de primeira aproximação, ou seja, é uma reunião especulativa (no sentido de verificação) então tente o formato de videoconferência (Hangout, Gotomeeting, Skype, Zoom etc).
Entendo que há mercados, onde o corpo a corpo, o presencial (digo, de corpo presente) é insubstituível. Não vamos remar contra maré.
Mas na última década, com avanço da tecnologia, muitas reuniões de apresentação de corpo presente foram substituídas por videoconferências.
Geralmente funciona assim:
Você prospecta o seu mercado. Pessoas interessadas retornam querendo mais informações da seguinte forma:
- Solicitam material com detalhes, via e-mail
- Solicitam um call (com pauta definida e pessoas pertinentes presentes)
- Solicitam uma reunião (idem, com pauta definida e pessoas pertinentes presentes)
Quando solicitam reunião, antes de você aceitar, faça-se a seguinte pergunta:
Essa reunião supostamente de corpo presente poderia ser comutada para uma videoconferência?
Muitos executivos da áreas comerciais sentem um certo constrangimento em propor essa troca pois acham que estarão esvaziando a importância do evento, uma vez que o convite surgiu de um prospect abordado.
É um ledo engano.
Salvo se seu interlocutor não tem condições técnicas de manter uma videoconferência, quase nada justifica uma reunião presencial, se for apresentar alguma coisa e ouvir (levantar) necessidades.
Uma reunião presencial leva 3 a 4 vezes mais de tempo para ser concluída, considerando o tempo de deslocamento e espera da parte que se move até a outra. Isso fora o dispêndio energético para esse deslocamento.
Esses dias um lead muito importante, me disse:
– Stavros, sou da velha guarda, gosto de fazer negócios olho no olho. Podemos marcar um café?
– Claro que sim. Para quando você poderia?
– Estou indo a SP semana que vem, que dia é bom para você?
– Quarta é um boa opção… Ok para você?
E assim marcamos um encontro presencial. É uma situação corriqueira nos negócios, não é mesmo?
Sim, mas repare os elementos presentes na ocasião:
1. A pessoa deixa claro que gosta do presencial para evoluir nos negócios e no caso ela era a compradora, decisora e o tamanho de deal era considerável.
2. Ela vinha de outro estado e planejava colocar na sua agenda o nosso encontro.
3. Ela deixou em aberto a escolha do dia, uma vez que reconhece que esse tipo de evento é uma pedida grande na agenda dos executivos.
Isso acontece uma em cada vinte vezes no agendamento de reuniões. Na grande maioria não se trata de decidir nada e sim avaliar uma oportunidade.
Então quando uma das partes pede uma reunião de apresentação presencial, pese o seguinte:
1. Qual é a empresa? Vale realmente a pena um deslocamento físico?
2. Quem é seu interlocutor? Qual seu papel na empresa?
3. Qual o estágio da negociação? É uma primeira apresentação?
4. A reunião é com apenas uma pessoa ou é um grupo de pessoas que estará presente?
5. Se for com apenas uma pessoa, não poderia manter a reunião através de uma videoconferência?
Não há dúvidas quanto ao peso que tem uma reunião de corpo presente se comparada à uma videoconferência.
Agora te pergunto:
Você consegue fazer 10 reuniões presenciais por dia? Claro que não.
Então para situações onde suas reuniões são de apresentação e troca preliminar de informações, as videoconferências podem resolver muito bem e certamente o dispêndio energético é muito menor.
Além do fato de você ser muito mais produtivo, ou seja, no formato de videoconferência, você pode ter dez ou mais reuniões por dia.
Quanto mais vai afunilando a negociação e quanto mais complexa a aquisição, maior o envolvimento das pessoas e portanto maior a necessidade de reuniões presenciais. Mas aí falamos da ponta do funil, ou seja, falo dos negócios que estão em fechamento.
Estatisticamente, quanto menor o ticket do deal, menor será a necessidade da reunião presencial.
Sendo mais genérico, quanto menor a fricção da aquisição, menor a necessidade de reuniões presenciais.
Por fricção entenda-se:
- Alta complexidade para aquisição;
- Muitas pessoas envolvidas;
- Ciclo de vendas extenso;
- Grande intrusão no dia a dia da empresa compradora;
- Valor da transação elevado.
Em suma, vai forçando do seu lado as reuniões onde não há necessidade de deslocamento físico.
Afinal quantas reuniões você já participou, onde uma boa parte das pessoas está ali presente apenas fisicamente?
Quantas reuniões você se preparou, se deslocou e depois percebeu que perdeu uma enormidade de tempo, ou seja, saiu de mãos vazias?
Reuniões presenciais, na fase de prospecção, tem que valer realmente a pena e, dependendo do mercado, devem ser a exceção, não a regra.
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