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Google Apps – Sua vida digital em sync completo

São tantos emails, apresentações, documentos em word, documentos pessoais, contas enfim, são diversos arquivos que guardamos em nossos computadores.

Cada vez que precisamos de um documento precisamos primeiramente estar com nossos computadores, sejam eles laptop’s ou computadores de mesa. Em seguida começa uma incessante procura por nossos documentos que provavelmente estão arquivados dentro de pastas que nem imaginávamos que existiam. Aí temos de imprimir ou enviar para nossos e-mails o arquivo.

Tudo isso requer muita energia e muito esforço.

Devo ressaltar as enormes deficiências deste processo corriqueiro.

1. Você precisa ter acesso ao seu computador para conseguir acessar o documento. Algo que em tempos de trânsito e muito estresse no trabalho se torna improvável já que carregar mais um aparelho pra lá e pra cá é mais um estorvo. Em resumo: se não temos acesso aos nossos computadores, não temos acesso aos nossos documentos.

2. Vamos supor que você tenha acesso ao seu computador. Agora você precisa achar o documento e tentar enviar para o e-mail de alguém, digo tentar porque documentos com tamanho acima de 10Mb, sem duvida nenhuma, seriam travados pelo serviço de e-mail, devido ao tamanho. Aí existem as alternativas: enviar um pen drive com o arquivo para o cliente, gravar um CD ou até começar a procurar alternativas para reduzir o tamanho do seu arquivo.

Passamos por este processo exaustivo todos os dias quando queremos compartilhar ou até mesmo achar um arquivo guardado em nossos acervos digitais. O ponto deste artigo não é criticar nossos métodos. O processo funciona – seja lá qual for – para cada um.

O ponto do artigo é apresentar uma alternativa muito produtiva e muito fácil de usar. Trata-se do Google Apps, um serviço que pode ser utilizado tanto por pessoas físicas quanto por micro ou mega empresas que buscam praticidade e produtividade em seus meios digitais.

Gmail – Google Mail

O Google Apps basicamente agrupa algumas funções básicas para a produtividade do dia a dia. O Google Apps, começa por um serviço de e-mail muito simples e funcional que trabalha muito bem com a organização de e-mails. O usuário tem a opção de criar pastas e agrupar e-mails nelas e além disso, pode criar labels (etiquetas) para classificar esses e-mails para busca futura.

O usuário tem a facilidade de guardar seu e-mail em uma pasta e além disso marcar com esses labels para que se torne mais fácil organizar e além do mais achar o e-mail. Com as labels o usuário não precisa nem abrir o e-mail para saber do que se trata. Achar um email ao meio de tantos outros se torna algo muito simples e rápido.

 

Google Agenda

Em seguida vem o Google Agenda, uma agenda simples com calendário que é totalmente integrada com o serviço de e-mail. Mas como uma agenda poderia ser integrada com o serviço de e-mail?

Assim que você recebe um convite para reunião ou compromisso, o Google reconhece que deve te dar a opção de marcar o compromisso em sua agenda. Mas não acaba por aí. Quando você quer marcar uma reunião ou compromisso com sua equipe ou com seus amigos, é só você abrir a agenda criar um compromisso novo, colocar as informações, como data, local, assunto e até pessoas que participarão do evento.

Quando você inclui um local o Google procura o local no Google Maps e já deixa disponível o mapa do local no próprio compromisso e quando você inclui pessoas convidadas você tem a opção de enviar um convite por e-mail para os mesmos. Assim que seus convidados aceitarem o convite, o compromisso marca quais pessoas já confirmaram presença.

São diversas funcionalidades interessantes e que prezam pela produtividade do usuário. Entre elas há também a opção de compartilhar sua agenda, para que tenham acesso a seus compromissos e horários, como sua secretaria, sua equipe ou até sua família. Além disso você pode dar o acesso àquela pessoa incluir e modificar sua agenda.

Google Drive

Lembra que falei que guardar arquivos e documentos em seu computador era coisa do passado?

Vou agora apresentar a alternativa. Ela se chama Google Drive. Há pouco mudou de Google Docs para Drive, pouca coisa mudou, mas o aplicativo continuou muito rico.

O Drive é um local de armazenamento de arquivos com um “Office” do Google. Isso mesmo, um Office do Google, totalmente online. São três tipos de arquivos: apresentações, planilhas e textos – ou como nós usuários aficionados do office sabemos, Word, Excel e PowerPoint.

É muito simples, você pode fazer o upload de um arquivo já criado ou pode começar um novo. O mais legal desta ferramenta é que parece que você está usando um aplicativo de computador normal, igual ao Word ou Excel. Tudo é muito intuitivo, mudar alinhamento, tamanho de texto, fonte, cor, enfim tudo é igualzinho no Office, o que realmente muda é que você está online e seus arquivos estão sempre protegidos pelo Sr.Google.

Já seria muito bom se eu parasse por aqui, mais ainda tem muito mais, o Drive, deixa você compartilhar o arquivo com quem você quiser que tenha uma conta do Google. Você pode compartilhar como quiser, se você quer que a pessoa apenas veja seu documento ou que ela também edite o documento também dá.

E se duas pessoas estiverem mexendo no mesmo documento? Calma, o Google pensou nisso também, quando você abre o arquivo na barra superior ele mostra quem está mexendo no arquivo e qual a “cor” do utilizador.

Sim a cor da barra do utilizador muda e quando ele está editando um texto aquela carrinha que fica piscando ao escrever muda de cor, ela fica exatamente da cor que foi dada ao usuário.

Certamente é um produto muito completo. Além do que comentei aqui, você ainda pode ter um chat com a outra pessoa que está editando o texto, fazer apresentações com tela cheia igual no PowerPoint, compartilhar link’s dos documentos, e ainda se precisar você pode baixar o arquivo e abrir em aplicativos como o Word.

Pode ser que ainda não tenha ligado os pontos, mas quando falei de não precisar mais enviar documentos por e-mail, estava falando a verdade. Vamos supor que tenha que enviar um documento de texto para seu cliente, basta você escolher compartilhar o documento, colocar o e-mail da pessoa, o texto do e-mail e pronto, você acabou de compartilhar seu documento sem precisar fazer upload de anexos ou se preocupar com tamanho de arquivos, é simples assim.

Não poderia deixar de mencionar que o Google Apps funciona e muito bem nos smartphones, já usei no Android e no Iphone e ambos tem uma integração muito legal com o Google. Você tem acesso a todas a funcionalidades do Google Apps no seu bolso aonde estiver, basta ter uma conexão com a internet. Com isso será possível ser totalmente mobile e depender cada vez menos de nossos computadores.

O Google disponibiliza esses produtos de duas formas: Para pessoa física é grátis e para empresas o serviço é pago e vem com outras regalias. O primeiro mês para empresas é de graça.

O Google vem fazendo com que seus aplicativos sejam cada vez melhores e mais fáceis de usar. Faça o teste e nos diga como foi sua experiência.